時短メンバー率いる新規事業にインターン生を投入!株式会社YUIDEAに業務効率を上げる活用ノウハウを伺いました!

今回はデジタルマーケティング&コンテンツマネジメントサービスを手がける株式会社YUIDEA(ユイディア)のDigitalxGlobal部門に長期インターンシップの導入についてのお話を伺いました。

YUIDEA様は1995年に創業され、企業とお客様とのコミュニケーションを良質なコンテンツによってデザインする、企業・事業のブランディングを支援しています。

今回お話を伺ったのはインターン生の育成を行なっている吉田佳子様。現在、新規事業として立ち上げたコンテンツマーケティングプラットフォーム「Willyet」、オウンドメディア「マーケティング・ストーリー・ラボ」を運営するチームでインターン生を受け入れています。新規事業部門DigitalxGlobalの中でお客様対応を担うカスタマーサクセスチームは、なんと全員が時短勤務。限られた時間の中でどのように指導・育成し、インターン生はどのような活躍をしているのでしょうか。

この記事のポイント

・社員をフォローする業務の切り出しで、事業推進につなげることができる
・ルーティン業務の設定によって、指導疲れ・学生の指示待ちを防ぐ
・定期的にやりたいことをヒアリングすることで定着を高める

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1. 新規事業スタートを支える新しいメンバー

ーインターンシップを導入した背景を教えてください。

新規事業として「Willyet」というサービスをリリースしました。コンテンツマーケティングを自社で簡単に始められるWebマーケティングサービスです。その立ち上げの時にネックだったのが人員不足です。Willyetを立ち上げた時のチームの人数は2人。しかも、両名とも小さな子どもがいて、時短勤務という状況でした。

しかし、新規事業につき、やるべき業務は山積み…。例えば、Willyetのオウンドメディアに当たる「マーケティング・ストーリー・ラボ」にて、マーケティング関連の情報を届けるブログやコラムの執筆も必要でしたが、2人ではどうしても人数が足りない、ということでインターンシップの導入を決めました。新規事業ということもあり、新しい人材の力を借りたいという狙いもありました。

2. インターン生からの情報発信が社内コミュニケーション活性化の一つに

ーインターン生を導入してからその状況に変化はありましたか?

はい。非常に助かっています。

元々、社員が日々の業務に追われている中で、マーケティングの情報収集に時間を割けていない状況でした。その中でインターン生に情報収集や、メディアの運営など、業務を多岐にわたって手伝ってもらい、フォローしてもらうことで、社員側は自分の仕事に集中できるようになりました。

また、社員も社内掲示板で情報発信はしているのですが、インターン生が起点となって共有してくれた情報には普段よりも多くの社員が反応をくれたりしていて、社内でも良い刺激になっています。

新聞や雑誌、インターネットでの記事で、主にマーケティングに関する情報を社内掲示板にアップしてもらい、「いいね」やコメントをつけてコミュニケーションも計っています。インターン生が投稿した情報にも多くのリプライが寄せられています。

3. 業務指示を効率化するための15項目

ーインターン生には他にどのような業務を任せているのですか?

Willyetやマーケティング・ストーリー・ラボに関わる企画、運営です。具体的にはメディアの定期的な更新、Willyetを検討してくださっているお客様に実際にお電話するお仕事も手伝ってもらっています。

Wordpressを使える学生がいて、ブログ記事作成からアップ作業まで任せているのですが、例えば企業様向けに「今の大学生はどういったSNSを使っているのか、どういったアプリが人気なのか」などといった大学生のライフスタイルに関する記事を執筆してもらったこともあります。大学生ならではの視点での意見が非常に面白く、マーケティング企業としても、大学生の生の声を聞けるということに非常に魅力を感じています。

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ー業務が多岐にわたると思いますが、インターン生に仕事を任せる上で何か気をつけていることはありますか?

定期業務を15個ほど用意して、そこから今やるべき急ぎの用件を中心に何をしてもらうかを考えています。ルーティン業務を用意しておくと、繰り返し行えて早く仕事を覚えてくれます。

一方で、一つのことだけだと飽きてしまったり、その日できることがなかったりしてしまうので、複数の業務をできるように指導していくことが重要だと考えています。そこで、次の仕事を前もってリスト化して考えておけば、社員が自分の仕事に追われていたり、インターン生に振った仕事を彼らが早い時間でこなしてくれたりした時に、仕事を作り出す時間を要したり、インターン生にも時間の無駄を感じてもらうことがありません。

そして、インターン生が一人でも仕事を覚えてくれれば社員が教えずともインターン生間でコミュニケーションを取りながら仕事を覚えてくれるので、そこでも社員の負担を減らすことができます。

ー業務をルーティン化させるのはかなり実践的なノウハウですね!具体的にはどういったことをリスト化しているのでしょうか?

大きく分けて3つです。

1つ目が前述しているマーケティング関連の情報収集・情報共有、2つ目がブログサイトの運営サポートとして記事の作成や更新作業、3つ目がテーマに沿ったPPTやExcelでの資料作りやその更新作業です。

週1回更新するものもあれば、月次で更新するものもあり、それぞれの仕事の急ぎ具合によって仕事の割り振りを変えています。定期業務は基本的にどのインターン生にも振る仕事なので、週1回出勤のインターン生でも確実にこなせるようになってくれています。

4. 「思っていたのと違う…」を防ぐ面談の存在

ー貴社のインターン生はどのような目的で応募してきたのですか?

募集職種がマーケティングだったので、大きく「マーケティング」に興味をもっている学生が多い気がします。ただ、マーケティングというまだ明確でないものに興味があって、働いてみてマーケティングってこういうものなのか、とイメージと実際の業務に関してギャップを感じている学生もいました。

しかし、そのギャップを感じることができたことにも価値を感じているようです。仕事の理解が深まるにつれて、それまで以上にしっかり成果を出すことに向き合ってくれています。

ー学生のやりたいことと、行ってもらう業務に関してのミスマッチはありませんでしたか?

できるだけインターン生が興味のあるような分野や、やりたいことに携われるような職場環境にしたいと考えており、定期的に面談を行っています。

就職を控えて卒業していくインターン生はいますが、面談のおかげか、「思っていた内容と違った」などを理由に辞めていくインターン生はいません。お互いコミュニケーションを取ることは大事だと思っています。

5. 事業成長とともに新たなポジションに挑戦

ー初めてインターン生を採用してみていかがでしたか?

何と言ってもこの新規事業に加わってくれたおかげで事業を推進できているということです。特にブログの定期更新をしてくれているのは非常に助かっています。

月に2回発行しているメルマガも、インターン生が書いてくれるブログが定期的にアップされるからこそ、順調に配信できています。インターン生が日々の業務を手伝ってくれているのは本当に心強いです。

また、社内向けの会議資料のドラフトを作ってくれたり、名刺のスキャン作業をしてもらったりなど、つい後回しにしがちなところもやってくれていて、チームとして助け合いながら事業を作れていると思います。

ー今後のインターン生に期待することを教えてください。

まだ始まったばかりのWillyetの運営を一緒に行っていく上で、お客様に電話やメールでのフォローをできるような人を増やしていきたいと考えています。他のインターンシップで営業をしていた学生もいるので、戦力になってもらえるようにしっかりと指導していきたいと思います。

また、今後は企業向けにセミナーを開いていきたいと考えているので、その運営のサポート、そのための資料作りなども一緒にやっていきたいですね。

ーありがとうございました!

ー編集後記

今回、一番印象的だったのは、仕事の効率を高めるために15項目のルーティン業務を確立しているということ。それを用意しておくだけで社員側の負担も少なくなりますし、インターン生側として考えて見ても、やることがしっかりと決まっていれば、仕事を早く覚えてできるようになりたいというモチベーションが湧いてきます。また、そのルーティンがマンネリ化しないためにも15個もの項目を作っているところにもインターン生への配慮を感じ取ることができました。

そして、チームの社員全員が産休明けの時短勤務ということにも驚きました。限られた時間の中でも新規事業を立ち上げるなど、チャレンジする社風をインタビューさせていただいて肌で感じることができました。

もし、人手が足りない、手伝って欲しい業務がある、若い視点が欲しい、社内の雰囲気を変えたい、といった状況でしたら、インターンシップ採用の可能性を検討してみてはいかがでしょうか。

著者プロフィール

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西園 諒
株式会社アイタンクジャパンで2016年10月からインターンを始める。生を受けたのは岐阜だが、大阪で育ち、福岡、栃木と転々とした。しかし、本籍は鹿児島であり、自分でも出身地がよくわからない。いま一番欲しいものはアイデンティティ。

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