【採用担当者必見!】不合格者の扱い方

こんにちは採用コンサルタントの佐藤です。
6月の選考解禁から3ヶ月。すっかり夏ですね(2017年8月現在)。

今回のテーマは採用活動には付き物の「不合格者の扱い方」についてです。

不合格者に関するテーマは、私が人事をしていた時も実はあまり人事担当者同士で意見交換をした事が無いテーマでした。書籍などを探しても「補足」のようにしか掲載されていないニッチなテーマです。一見ネガティブで、且つ生産性も期待しにくい事が要因かも知れません。今回はニッチではあるものの、意外に重要なテーマについてお伝えしたいと思います。

1.不合格者の取り扱いから想定できるリスクとは?

多くの学生は面接で不合格になった場合、ネガティブな感情を持ちます。どのような正当な理由があっても企業または面接官に対してネガティブな感情を持ってもおかしくはありません。このネガティブな感情そのものがリスクであるという認識を持つ事がまずは大事であると思います。

単に面接で不合格になり、ネガティブな感情を持った学生がいるだけでは、それほどリスクではありません。しかしそのネガティブな感情を持った学生が、一見関係のないその他の「ネガティブ要因」と繋がってしまう事があった場合に初めてリスクが「顕在化」してしまいます。その「ネガティブ要因」とは何か?を考えてみると学生が企業の中で接した何らかの事柄全てに可能性があると考えておくべきと思います。

  • 訪問時のファーストコンタクトをした社員の対応
  • 面接官の対応
  • 採用サイト、求人内容
  • メール等での連絡内容
  • 遅すぎる(または早期すぎる)選考結果の連絡

などが主に考えられます。

またリスクの「顕在化」とは、

  • 学生同士のリアルな口コミでの風評
  • 学生交流サイトでのネット上での書き込み
  • 直接企業へクレーム

などが考えられます。

この中でも特に「学生交流サイトでの書き込み」は、学生がもっとも気軽に書き込める割に、企業としてはもっともリスクが高く、かつ半永久的に書き込みが残るため十分な注意が必要です。

2.リスクを発生させない事前の対策をしよう

ネットへのネガティブな書き込みはどの企業でも起こりうる事ですが、事前に防ぐ事は十分に可能です。逆に事前の対策をしていない場合にリスクを誘発する可能性が大きくなります

<避けるべき質問事項を確認しておく>

  • ①本籍地や出身地について
  • ②家族の職業、収入などについて
  • ③思想や支持政党、尊敬する人物や愛読書について
  • ④出産や結婚など性差別につながる質問

本人の適性や能力と関係ない事を判断材料にしてはならないため、気をつけてください。

<態度、身だしなみに注意を払う>

面接官自身の第一印象が悪いケースを度々見かけます。学生も密かにジックリと見た目や言動をチェックしている事を意識しておきましょう。

  • ①表情が厳しい、目線が合わない
  • ②話し方が上から目線、偉そうな話し方
  • ③清潔感のない身だしなみ、不潔な服装やヘアスタイル
  • ④貧乏ゆすり・ほお杖をつく・仰け反って座るなど面接にふさわしくない態度

<公平なジャッジをしている印象を与える>

  • 次回の面接の予定(面接官、内容、難易度)を伝える事で、面接後に公平にジャッジをしっかり行っている印象を間接的ながら与える。
  • ②入社したら?内定が出たら?のスケジュール等を伝え、未来への期待感を与えて、ジャッジの公平性を間接的にアピールする。
  • ③絶対評価ではなく相対評価であることを伝え、できるだけ採用したいものの他の候補者との兼ね合いで相対的な評価をせざるを得ない状況を伝える

※中途採用の場合は条件面の話も丁寧にヒアリングする

年収・転勤の可否・休日、勤務地 入社時期などをヒアリングし、条件面でおり合わなかったという理由も提示できるように担保しておきます。

3.リスクが発生した時の対処方法

サイトの書き込みについては、場合によって削除が不可能かつ半永久的に記載が残るケースがある事を想定しておきましょう。サイトの管理者にお願いができるケースもありますが、公平性の観点からそういった依頼を受けてもらえない事も考えられます。実際のところネガティブな記載を全くされた事が無いという企業の方が稀で、ほとんどの企業が何かしらのネガティブ記載をされていると思います。

万が一ネガティブな記載をされた場合は、面接やセミナー等のリアルな現場にて改善を図り、対応が必要な場合は上司の判断のもと誠意のある対応をしましょう。

4.不採用の伝え方

まずどの学生に対しても敬意をもって、丁寧にジャッジを重ねている事を伝えましょう。全員が面接を通過できないことは相手も当然承知していますから、誠意を持って丁寧に選考を重ねたという点が盛り込まれていれば問題ありません。

もし不採用理由を尋ねられた場合は、丁寧かつ厳正に検討を重ねた事、他の候補者との兼ね合いで結論に至った事を丁寧に伝え、最後に選考にご参加くださった事について感謝の気持ちを添えましょう

5.採用選考は広報の場である認識も忘れずに!

面接において合格する人はごく一部です。ほとんどの学生が不合格になります。つまりそれだけ多くの人に良い印象を与える事ができる機会でもある事を認識しておきましょう。

仮に面接で不合格になっても、面接官の対応が丁寧であったり、社内の雰囲気が良かったというだけで良い印象を持ち、その学生が良い口コミをしてくれるケースもあります。潜在的なファンや将来の優良な顧客になって貰う可能性も考えて大切に応対しましょう。


新卒採用につきましては、ぜひこちらの記事もご覧ください。

新卒採用で内定承諾をとる人事のコミュニケーション術|HeRman

戦略人事を考えるーどんな人材が人事に向いているのか?|HeRman

著者プロフィール

著者アイコン
佐藤 大
神奈川県出身。採用コンサルタント。就活アドバイザー。神奈川県の自動車販売ディーラー(従業員150名規模)の人事マネージャーとして8年担当。在任中、約3,000名の面接や就職相談を担当し、86名の入社〜育成に携わる。無名企業・地方企業・不人気職種というハンデのあるポジションでの採用活動において、毎年10倍以上の入社倍率を維持。「人」の持つ可能性や組織に与える影響をさらに追求する目的で2015年より独立。高校生、大学生に向けての就職指導、企業の採用支援、採用担当者育成などにに携わり現在に至る。

WEBサイト:http://site.wepage.com/findyourlight

関連記事